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Was sind Collaboration-Tools?

Bei der Definition von Collaboration-Tools gibt es eine Menge Grauzonen. Die einfachste Definition:

Collaboration-Tools ist ein Sammelbegriff für alle Tools/Anwendungen, die von zwei oder mehr Personen gemeinsam genutzt werden. Diese Tools gibt es in allen möglichen Varianten und für alle möglichen Zwecke, aber letztendlich geht es immer um Interaktion zwischen Menschen.

Beispiele für Collaboration-Tools

  • Eine Chat-App, mit der mehrere Personen Ideen austauschen können.
  • Ein Videokonferenz-Tool, mit dem sich Menschen online unterhalten können.
  • Ein Dateifreigabeprogramm, das vielen Personen Zugriff auf Unterlagen gibt.
  • Officeprogramme mit Freigaben für gemeinsame Nutzung.

All das sind Tools für die Zusammenarbeit – nur einige wenige aus dem wachsenden Repertoire von Apps und Programmen, die entwickelt wurden, um Gruppenarbeit zu erleichtern.

Unabhängig von der Art der Software oder dem Zweck, für den sie verwendet wird, macht jede auf irgendeine Weise die Zusammenarbeit einfacher. Einige Vorteile sind allen Collaboration-Tools gemeinsam.

Volle Teamsichtbarkeit und Verantwortlichkeit

Für ein Team ist es wesentlich, dass jedes Teammitglied das Gesamtbild sieht und weiß, wie die eigene Arbeit in das Gesamtbild passt. Tools für die Zusammenarbeit machen dies möglich. Zum Beispiel indem man als Mitglied einer Gruppe gemeinsam Daten auf einem zentralen Onlinespeicher bearbeiten kann und die Veränderungen gemeinsam verfolgen kann.

Ein weiteres gutes Beispiel ist die Möglichkeit, Aufgabenzeitpläne in einer Projektmanagement-App zu sehen. Jeder ist auf dem gleichen Wissensstand und arbeitet auf dasselbe Ziel hin.

Mit dieser Sichtbarkeit einher geht auch Verantwortlichkeit. Nicht erledigte Aufgaben können einfach zugeordnet werden und die Verantwortlichen zur Verantwortung gezogen oder im Bedarfsfall unterstützt werden. Alle Teammitglieder können sehen, wenn jemand Unterstützung braucht und zusammenarbeiten, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Fortschritte in Echtzeit verfolgen

Auch die besten Pläne gehen manchmal schief. Wenn Sie ein Gruppenprojekt auf eine bestimmte Weise strukturieren, muss das nicht automatisch so ablaufen. Das Geschäft ändert sich schnell - täglich und manchmal sogar stündlich. Teams brauchen eine Möglichkeit, sich ebenso schnell anzupassen; Collaboration-Tools geben ihnen diese Möglichkeit.

Moderne Collaboration-Tools helfen dabei, dynamische Workflows und Teamagilität zu schaffen. Zum Beispiel lädt Person A das Kundenfeedback zu einem Projekt in den Slack-Kanal #Projekt-X hoch, wo Person B Änderungen vornehmen kann und eine neue Iteration in Dropbox hochlädt, ohne den freigegebenen Link zu ändern. Jeder hat den neuen Projektstand in Echtzeit.

Die Fähigkeit, so schnell zu (re)agieren und Ressourcen neu zuzuordnen, ist wichtig, damit Teams effizient arbeiten.

Ermöglichen Sie die volle Beteiligung der Gruppe

Teams sind immer dann erfolgreich, weil sie mehr sind als die Summe ihrer Teile - wenn jeder seinen Teil zum Ganzen beiträgt. Nur wenn die Mitglieder einer Gruppe gut zusammenarbeiten können, ist es ihnen möglich, auch ihr volles Potenzial abzurufen und sich gegenseitig ideal zu unterstützen. Einzelen Gruppenmitglieder, die außerhalb des Standortes arbeitn und z.B. keine Zugriff auf bestimmte Daten haben, können einen Projektablauf verzögern oder, im schlimmsten Fall, sogar den Erfolg gefährden. Oder wenn Beteiligte nicht über die Details informiert werden, kann dies negative Auswirkungen auf die Arbeit von anderen Teammitgliedern haben.

Kollaborative Werkzeuge ermöglichen die volle Gruppenbeteiligung und Synergie, sodass jeder einen sinnvollen Beitrag leistet.

Kollaborative Werkzeuge helfen Teams zum Erfolg

Ein Team ist nur so gut wie die Summe seiner Mitglieder und deren Fähigkeit zusammenzuarbeiten. Collaboration-Tools setzen die Verantwortlichkeiten und Talente jedes Einzelnen für den größeren Erfolg des Teams ein. Jede Technologie, die einer Person hilft, mit anderen zusammenzuarbeiten, um zu einer größeren Aufgabe beizutragen, ist ein Collaboration-Tool, dessen Einsatz sich lohnt.

Nicht alle Werkzeuge sind für alle Gruppen geeignet. Je einfacher und stimmiger die Werkzeuge sind und je besser sie zueinander passen, umso einfacher, sicherer und erfolgreicher sind die Projekte.

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