SpaceNet Sync'N'Share

Version 1.6

SpaceNet Sync‘N‘Share (SNS) ist die ideale Lösung um Unternehmensdokumente wie zum Beispiel Texte, Kalkulationen oder Präsentationen sicher und zuverlässig zentral im Netz abzulegen und von verschiedenen Geräten darauf zuzugreifen (Sync).

Die Lösung erlaubt zudem mit anderen Nutzern Gruppen zu bilden (beispielsweise gemeinsam an Projektdokumenten zu arbeiten) sowie die Bereitstellung von Dateien und Ordner zum Download durch Dritte (Share).

Sync‘N‘Share basiert auf der zuverlässigen und sicheren Open-Source-Lösung „Seafile“. Der Cloudspeicher wird zentral mittels einer Webanwendung verwaltet. Ergänzt wir die Webanwendung durch Client-Software für alle gängigen Endgeräte.

Die SNS Server befinden sich in einem der ISO 27001-zertifizierten SpaceNet Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland.

Die Vorteile von Sync‘N‘Share im Überblick:

• zentraler sicherer Speicherort für Unternehmens-Dateien in der Cloud
• clientseitige Verschlüsselung
• intuitive Benutzerführung
• Zugriff über alle Geräte mittels Webbrowser möglich
• Dedizierte Client-Software für Windows, Linux, MacOS, Android und iOS verfügbar
• einfache, zentrale Bereitstellung von Daten
• gemeinsame Bearbeitung von Dateien mit anderen Sync‘N‘Share-Nutzern (u.a. Gruppenfunktion)
• Jeder SNS-Nutzer kann auch Nicht-SNS-Nutzern Dateien zur Verfügung stellen sowie Dateien von Nicht-SNS-Nutzern hochladen lassen

Sync’N’Share Single User
Mit Sync‘N‘Share Single User steht ein sicherer Online-Speicher zur Verfügung auf den jederzeit entweder per Web zugegriffen oder der über die bereitgestellten Clients bequem mit den genutzten Devices (PC, Notebook, Tablet, Smartphone) verknüpft werden kann. Weiterhin ist es möglich, gezielt Inhalte für Dritte zum Download anzubieten oder Dateien von Dritten direkt in den Online-Speicher eines Users hochladen zu lassen.

Sync’N’Share Enterprise
Die Enterprise-Version enthält neben allen Features der Single User-Variante nützliche Hilfsmittel zum kollaborativen Arbeiten. Beliebige Inhalte lassen sich somit einfach und schnell für das gesamte Unternehmen, für einen dedizierten Kollegenkreis (Gruppe) oder individuell für Personen zur Ansicht bzw. Bearbeitung zur Verfügung stellen.
 

Auf die Webanwendung lässt sich bequem per Browser zugreifen. Die Client-Software steht für die folgenden Betriebssysteme zur Verfügung:

Für PC: Windows 7 oder höher, Linux (Ubuntu, Debian, Fedora)
Für Mac: Mac OS X 10.7 oder höher
Mobile Clients: Android 4.1 oder höher / Apple iOS 8.0 oder höher (iPhone, iPad)

Nach Einrichtung eines Nutzeraccounts (entweder initial durch SpaceNet oder später durch einen Admin des Kundenunternehmens) verschickt das System automatisch eine Willkommens-E-Mail an den jeweiligen User, die den Link zur Webanwendung sowie entsprechende Zugangsdaten enthält.

SpaceNet legt sehr viel Wert auf Sicherheit. So liegt auch Sync‘N‘Share als Online-Speicher in unseren ISO27001-zertifizierten Rechenzentren. Natürlich ist neben dem Backend auch der Zugang zur Anwendung selbst entsprechend zu schützen, insbesondere wenn sensible Daten darin gespeichert werden.

SpaceNet empfiehlt daher die umgehende Anmeldung am Webinterface, direkt nach Erhalt der E-Mail mit den Login-Details. Das System fordert dann automatisch zur Vergabe eines neuen Passworts auf.

Tipp:
Als sicher geltende Passwörter umfassen mindestens 8 Zeichen. Es sollten keine Begriffe verwendet werden, die in Wörterbüchern enthalten sind. Idealerweise wird auf eine Kombination aus Zahlen, Sonderzeichen und Buchstaben (sowohl Groß- als auch Kleinbuchstaben) zurückgegriffen.

Zwar ist grundsätzlich von jedem Gerät mit aktuellerem Browser der Zugriff auf Sync‘N‘Share per Webanwendung möglich, die eigentliche Synchronisierung über mehrere Geräte bedarf aber des Software-Clients. An dieser Stelle erfolgt ein Überblick zur Ersteinrichtung am Beispiel des Desktop-Clients für Windows/Mac.

Hier gelangen Sie zu den Sync'N'Share Desktop Clients

Sync‘N‘Share basiert auf dem OpenSource-Zweig der Lösung Seafile®. Durch Einsatz der originären Clients des Entwicklers wird sichergestellt, dass den Usern stets die aktuellste Version (Sicherheitsupdates,  funktionale Erweiterungen) zur Verfügung steht.

Die Installation des Clients folgt den Standardroutinen des jeweiligen Betriebssystems. Nach Abschluss des Installationsvorganges wird die Ersteinrichtung des Clients automatisch gestartet.

Der Client gibt eine Übersicht zu allen mit einem User-Account verknüpften Bibliotheken. Die wichtigsten Status sind wie folgt gekennzeichnet.

Mittels der Option „Herunterladen und synchronisieren“ im Kontextmenü einer Bibliothek (rechte Maustaste) startet deren Synchronisierungsprozess. Der User wird aufgefordert, den Speicherort der Bibliothek festzulegen. Voreingestellt ist der bei der Ersteinrichtung des Clients festgelegte Standardordner. Usern steht es natürlich frei, einen anderen Ordner zur Synchronisierung zu wählen.

Hinweis:
Findet der Client am gewählten Speicherplatz bereits einen Ordner gleichen Namens vor, wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben.

Ein schneller gezielter Zugriff auf Dateien ohne den Wunsch einer vollständigen Synchronisierung, kann über den Dateibrowser des Clients erfolgen (Kontextmenü: „Im Seafile-Dateibrowser ansehen“). Ohne Rückgriff auf die Webanwendung, können hier serverseitig Dateien heruntergeladen, kopiert, gelöscht umbenannt oder auch per Drag and Drop vom Endgerät hinzugefügt werden. Die hier vorgenommenen Änderungen werden dann mittels Sync an alle Endgeräte verteilt, die mit der entsprechenden Bibliothek synchronisiert sind.

Darüber hinaus können auch dediziert Ordner innerhalb einer Bibliothek mit dem Endgerät synchronisiert werden. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise Speicherplatz sparen, falls nicht der gesamte Bibliotheksinhalt benötigt wird. Der bzw. die Ordner werden im Client in der Liste der „Synchronisierten Bibliotheken“ ausgegeben.

Die Webanwendung kann grundsätzlich mittels jeden Geräts erreicht werden, dass über einen Internetzugang sowie einen gängigen Browser (z.B. Chrome, Firefox, Internet Explorer) in aktuellerer Version verfügt. Neben dem allgemeinen Bibliotheksmanagement, steht insbesondere die Freigabe von Bibliotheken, Ordnern und Dateien (Share) für andere Personen/Gruppen im Mittelpunkt.

„Share“ im Sinne von Freigaben für andere Nutzer gehört zu den Kernelementen von Sync‘N‘Share. Die Funktion findet sich unter den Verwaltungsoptionen von Bibliotheken/Ordnern/Dateien und ist insbesondere für Nutzer der Enterprise-Variante interessant. Doch auch mit der SingleUser-Fassung können Sie Dritten Inhalte aus Ihren Bibliotheken bereitstellen. Grundsätzlich ist dabei zwischen tatsächlichen Freigaben innerhalb des eigenen Unternehmens (Enterprise) und der Bereitstellung von Up- und Downloadmöglichkeiten zu unterscheiden:

Bei Bibliotheken sowie den darin enthaltenen Ordnern bzw. Dateien, steht ein breiteres Spektrum an Optionen zur Verfügung:

• Freigabe für Benutzer/in (Enterprise)
  Nutzer der Enterprise-Version können anderen Usern des selben Servers Bibliotheken und Ordner freigeben. Dies beinhaltet natürlich auch alle jeweils darin enthaltenen Dateien. Eine solche Freigabe erfolgt personenbasiert entweder mit Leserechten oder Lese- & Schreibrechten. Die Rechte können jederzeit angepasst und, bei Bedarf, auch wieder entzogen werden.
• Freigabe für Gruppen (Enterprise)
  Neben Einzelfreigaben kann auch einer zuvor definierten Gruppe eine Freigabe erteilt werden. Dies bietet sich beispielsweise für Projektgruppen an. Die Rechte (lesen bzw. lesen/schreiben) gelten hierbei stets für die ganze Gruppe. Eine Differenzierung auf Ebene der Gruppenmitglieder ist nicht vorgesehen.
• Download-Link
  Download-Links können auf Bibliotheks-, Ordner- und Dateiebene erstellt werden. Zum Abruf der Downloads ist kein Sync‘N‘Share-Nutzeraccount erforderlich. Für zusätzliche Sicherheit, kann die Downloadseite mit einem eigenen Passwort geschützt werden. Außerdem ist das Setzen einer Gültigkeitsdauer (in Tagen) für den Download-Link möglich. Je Objekt können gleichzeitig mehrere Downloadlinks angelegt werden.
• Upload-Link
  Analog zum Download können Sync‘N‘Share-User auch einen (optional passwortge-schützten) Upload-Link Dritten zur Verfügung stellen. Jede Person, die über Link und Passwort verfügt, kann dann in die entsprechende Bibliothek bzw. den entsprechenden Ordner Dateien hochladen. Auch hier ist die Anlage mehrerer Links je Objekt möglich.
  Hinweis:
  Auch die Uploads Dritter finden Eingang in das Speicherbudget des Users. Es empfiehlt sich daher zur etwaigen Bereitstellung eines Upload-Links auch ein Speicherlimit zu kommunizieren.

Direkt auf der Dateiebene steht nur die Generierung/Bereitstellung von Download-Links zur Verfügung.

Hinweis:
Im Rahmen der Freigaben (Enterprise-Version) ist zu beachten, dass die Einstellungen bei Bibliotheken bzw. Ordnern stets auf die darunterliegenden Elemente vererbt werden. Geben Sie beispielsweise einer Person/Gruppe Lese- bzw. Lese-/Schreibrechte auf eine Bibliothek, gelten diese für ausnahmslos alle darin enthaltenen Elemente. Eine Änderung oder Entzug der Rechte für untergeordnete Elemente, ist nicht möglich. Freigaben für Benutzer und Gruppen sind natürlich voneinander unabhängig.

Unter dem Punkt „Für meine Gruppen“ im Navigationsbereich findet sich die Gruppenverwaltung. Bereits im Navigationsbereich wir eine Liste aller Gruppen ausgegeben, die der User entweder selbst angelegt hat (und somit verwaltet) oder denen er als Mitglied angehört. Grundsätzlich vorhanden ist dort der Punkt „#Alle Gruppen“. Dieser gibt einen Überblick zu allen Bibliotheken und Ordnern, die im Rahmen von Gruppen entweder durch den User selbst freigegeben oder für diesen freigegeben wurden. Dort kann der User bei Bedarf auch eine neue Gruppe anlegen.

Das Management einer Gruppe obliegt dem Gruppenadministrator. Standardmäßig nimmt der Gruppenersteller diese Rolle ein. Im Rahmen der Einstellungen kann der Administrator die Gruppe umbenennen, an andere Personen übertragen sowie die Mitglieder verwalten (hinzufügen, löschen, weitere Administratoren für die Gruppe definieren). Gruppenmitglieder wiederum erhalten hier die Möglichkeit, eine Gruppe selbstständig zu verlassen.

User die auch über Administrationsrechte für eine Sync‘N‘Share-Installation verfügen, finden im Profilmenü einen zusätzlichen Link „System-Administration“. Dieser führt zur Verwaltungsoberfläche, welche neben allgemeinen Statistiken zu Nutzung bzw. der Protokollierung aller verbundenen Accounts, Clients und Geräte auch das globale Management von Usern, Bibliotheken, Gruppen und Links ermöglicht.

Wir garantieren Ihnen die Erreichbarkeit des First- und Second-Level-Supports per Telephon und E-Mail in der SpaceNet-Supportzeit. Diese Zeiten sind Montag bis Freitag von 08.00 Uhr bis 18.30 Uhr, mit Ausnahme von gesetzlichen Feiertagen in Bayern.

Sie können unseren Support während der SpaceNet-Supportzeiten wie folgt erreichen: 
Telephon: +49 89 32356 222
Telefax: +49 89 32356 299
E-Mail: support@space.net