Pressemitteilung
03.11.2003:
Lückenlose Kommunikation mit UCM
Info@name.de: Viele Kunden nutzen diese 'elektronische Eingangstür', um Anfragen, Anträge oder Eingaben an Unternehmen, Vereine oder Verbände zu richten. Doch oft bleiben diese unbeantwortet, da die eingehende Post nicht immer eindeutig einem Bearbeiter zugeordnet werden kann. Gleiches gilt für Faxe und Briefe.
Der Unified Communication Manager (UCM) von SpaceNet verwaltet und archiviert die Kommunikation: E-Mails, Faxe oder Briefe werden nach Kunden und Bearbeitungsgruppen vorgehalten und die Bearbeitung kann lückenlos nachvollzogen werden.
München, 3. November 2003 – Ein wichtiger Kundenauftrag steht ins Haus, jedoch der zuständige Mitarbeiter ist seit Tagen krank und die letzte entscheidende Anfrage des potenziellen Auftraggebers bleibt unbeantwortet. Als offizielle E-Mail-Kontaktadresse ist im Impressum 'Webmaster' genannt – aber Mails an Webmaster werden entweder nicht oder doppelt beantwortet. Per Fax bitten Interessierte um ein Aufnahmeformular des Vereins, aber das Schreiben verliert sich, da von den beiden Zuständigen sich jeder auf den anderen verlässt. Alltag. Abhilfe bietet nun der Unified Communication Manager (UCM) der Münchner SpaceNet AG: SpaceNet_UCM organisiert die gesamte Kommunikation – interne wie externe – und führt sie an einem zentralen Punkt zusammen. Dabei werden Fax-Dokumente, Briefe und E-Mail-Nachrichten zentral verwaltet und automatisch Arbeitsgruppen und Bearbeitern zugewiesen. Vorgänge werden als solche erkannt und zusammenhängend bearbeitet.
In der Praxis sieht dies wie folgt aus: Der Kunde schickt ein Fax an das Unternehmen. SpaceNet_UCM erhält es durch ein Fax-to-Mail-Gateway und ordnet es elektronisch der Arbeitsgruppe zu, die unter der angewählten Faxnummer erreichbar ist. Gleichzeitig wird das Fax im elektronischen Kundenordner sichtbar. Somit verlieren sich keine Anfragen und Eingaben mehr in den Postumläufen der Firmen. Mehr noch: Alle Kolleginnen und Kollegen sind auf dem gleichen Stand der Dinge, was das jeweilige Projekt betrifft.
Eingehende Post wird vom UCM über einen Dokumentenscanner erfasst; E-Mails direkt verteilt. Der SpaceNet_UCM speichert alle Informationen. Damit sind sie jederzeit nachvollziehbar. Und mehr noch: Der Kunde erhält sofort nach Eingang seiner E-Mail automatisch eine Bestätigung mit einer Bearbeitungsnummer. Jeder berechtigte Mitarbeiter des Vereins, der Behörde oder des Unternehmens hat Zugriff auf die vorgehaltenen Daten und kann mit einem Mausklick einsehen, welche Maßnahmen bisher ergriffen wurden und welche Kollegen mit dem Vorgang bereits betraut waren. Die nächsten Schritte folgen ebenfalls per Mausklick: Weitergabe an einen Spezialisten, Wiedervorlage oder einfach das Abschließen des Vorgangs. Bedient wird der Unified Communication Manager per Web-Browser, somit entfällt eine aufwändige Installation.
Der Zugriff auf die per UCM vorgehaltenen Daten kann über das weltweite Netz orts- und zeitunabhängig erfolgen. Auf Wunsch bietet SpaceNet einen Windows- oder Linux-Client, der einige zusätzliche Funktionen bietet.
SpaceNet_UCM eignet sich insbesondere im Beschwerde- und Projektmanagement, in der Auftragsbearbeitung und Team-Koordination, in Call-Centern oder bei der Organisation des Posteingangs von Unternehmen, Behörden und Vereinen.
Der Dienst ist in zwei Varianten erhältlich: Als mietbare Software-Lösung in der Application Service Providing (ASP)-Version oder als Appliance-Variante, die vor Ort installiert wird.
 PDF Pressemeldung UCM (10 kB)
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