Elektronische Schriftstücke – und dazu gehören auch E-Mails – sind nach aktueller Rechtsauffassung Dokumente und damit dem Papier gleichgestellt. Für die Archivierung von E-Mails gelten deshalb die gleichen strengen Auflagen bezüglich der Aufbewahrung: Sie müssen „vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ sein (Quelle: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, GOB) und dokumentenecht abgelegt werden. In der elektronischen Datenverarbeitung heißt der zugehörige Prozess „revisionssicher“.

Mit einer geeigneten Archivierungslösung sind Sie auf der sicheren Seite. Diese Checkliste liefert Ihnen die wichtigsten Tipps, welche Kriterien Sie unbedingt für die rechtskonforme E-Mail-Archivierung berücksichtigen müssen und was Ihr Mail-Archivierungstool dafür beherrschen muss.

Bevor Sie sich auf die Suche nach einem Archivierungsprogramm machen, klären Sie mit Ihrer IT-, Fach- und Rechtsabteilung, welche Anforderungen in Ihrem Unternehmen bestehen und welche Funktionen die Lösung unbedingt braucht. Denn vor dem Start mit dem neuen Archiv sollten klare Regeln zur Nutzung und zur Ablage von E-Mails und anderen elektronischen Dokumenten im Unternehmen kommuniziert werden. Im Folgenden einige der wichtigsten Tipps für die Auswahl, Nutzung und Organisation Ihres E-Mail-Archivs. So sind Sie gut gerüstet, wenn Sie sich mit einem Anbieter über Ihre neue Archivierungslösung unterhalten.

 

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