Ein Geschäftsbrief auf Papier musste schon immer gewissen Formen und Regeln genügen. Das betrifft die äußere Gestaltung (Platzierung des Logos etc.) oder sprachliche Formulierungen, die einen höflichen und professionellen Geschäftsbrief ausmachen. Aber es existieren auch gesetzliche Regelungen, welche Angaben über den Verfasser verpflichtend im Brief angegeben werden müssen.

Inzwischen kommunizieren Unternehmen immer weniger über traditionelle Geschäftsbriefe auf Papier und immer mehr über elektronische Post. Seit 2007 unterliegt deshalb auch die E-Mail diesen Reglements. Sieht man sich geschäftliche Mails genauer an, stellt man fest: Richtige Orthographie kümmert viele Schreiber nicht mehr, flapsige Formulierungen sind an der Tagesordnung. Es fehlen oft wichtige Informationen wie ein ordentlicher Absender und die vorgeschriebenen Angaben über das Unternehmen. Innerhalb der Firma mag das in Ordnung sein, doch wenn offiziell mit Kunden oder Partnern kommuniziert wird, sollte eine gewisse Form gewahrt werden. Abgesehen davon müssen speziell für die Kommunikation via E-Mail ganz bestimmte gesetzliche Vorgaben beachtet werden.

Es empfiehlt sich also für ein Unternehmen, ganz konkrete Richtlinien für den E-Mail-Verkehr zu formulieren und allen Mitarbeitern an die Hand zu geben – die so genannte E-Mail-Policy. Diese ist mehr als nur eine beliebige Auflistung von Regeln zur E-Mail-Kommunikation. Sie sollte für die Mitarbeiter verbindlich gemacht werden und deren Interessen ebenso wie die des Unternehmens selbst berücksichtigen.

 

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